Tăng cường công tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Ban Thường vụ Đảng ủy xã Tứ Kỳ yêu cầu các cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng trực thuộc khẩn trương rà soát, lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành, bảo đảm đầy đủ, an toàn, đúng quy định, nhất là đối với các đơn vị chia tách, sáp nhập, kết thúc hoạt động.
Đối với các cơ quan, đơn vị đang hoạt động, yêu cầu rà soát chức năng, nhiệm vụ để xây dựng, phê duyệt Danh mục hồ sơ hằng năm; phân công cán bộ mở hồ sơ, thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ giấy phải được phân loại, sắp xếp, hoàn thiện theo quy định; hồ sơ điện tử phải được cập nhật, hoàn thiện và chuyển nộp trên Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp các cơ quan đảng. Việc giao nộp hồ sơ giấy của năm trước thực hiện trong quý I năm tiếp theo; riêng hồ sơ xây dựng cơ bản thực hiện trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
Đối với các cơ quan, tổ chức đảng đã chia tách, sáp nhập hoặc kết thúc hoạt động, Ban Thường vụ Đảng ủy yêu cầu rà soát, thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành từ ngày 1/7/2025 đến thời điểm tổ chức lại; phân loại, hoàn thiện hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử và tài liệu trên các vật mang tin khác. Đặc biệt, phải kiểm kê, lập danh mục và bàn giao chặt chẽ tài liệu chứa bí mật nhà nước; xác định rõ các công việc chưa hoàn thành để bàn giao cho đơn vị có thẩm quyền tiếp tục giải quyết.
Việc bàn giao phải có mục lục hồ sơ, tài liệu và biên bản giao nhận, bảo đảm kiểm đếm, đối chiếu đầy đủ, chính xác. Thời hạn hoàn thành rà soát, lập hồ sơ và bàn giao đối với các đơn vị thuộc diện chia tách, sáp nhập, kết thúc hoạt động là trước ngày 16/10/2026. Các tổ chức đảng có con dấu phải thực hiện thủ tục bàn giao, thu hồi con dấu theo quy định.
Ban Thường vụ Đảng ủy giao Văn phòng Đảng ủy xã chủ trì hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, tiếp nhận và quản lý hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ điện tử, tổng hợp khó khăn, vướng mắc và báo cáo Thường trực Đảng ủy. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả thực hiện, bảo đảm không để thất lạc, mất mát tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.